El concepto de Comunicación Organizacional existe bajo diferentes definiciones con varios puntos comunes que, a modo de resumen, te destacamos a continuación. Esta particular forma de comunicarse en las instituciones ocurre en un complejo sistema (llámese empresa, institución, organización, etc.), compuesto por personas (públicos internos), las cuales día a día experimentan rutinas laborales que le obligan, conciente o inconscientemente, a desarrollar procesos de interrelación y convivencia con sus pares. En este sentido, y en general como cada uno de los seres humanos, los trabajadores poseen actitudes particulares, emociones y habilidades individuales que afloran de acuerdo a las circunstancias y herramientas provistas por su medio de acción directo.
En este sentido, cualquier institución desarrolla sus procesos comunicativos y comerciales, en un medio ambiente ideado y adecuado especialmente para estos propósitos, dentro del cual, la comunicación organizacional implica un trascendente proceso de traspaso de mensajes dirigidos con un propósito específico hacia sus públicos internos. Esto quiere decir, que cada uno de estos mensajes estará focalizado hacia una gran red de relaciones interdependientes.
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(Cuadro extraído del libro "Relaciones Públicas. Imagen y
Empresa del investigador chileno, Francisco Javier Garrido M.)
El flujo de mensajes entre las personas sigue ciertos caminos, conocidos como Redes de Comunicación, vías determinadas por los mecanismos de transferencia que utiliza, que pueden ser formales e informales. Es importante destacar, que cuando hablamos de redes de comunicación, nos referimos más que a un simple traspaso de mensajes, pues este proceso implica además, la transmisión de códigos, gestos y emociones, traducibles por los actores implicados en el acto de comunicarse.
REDES FORMALES DE COMUNICACIÓN
Este tipo de sistema de comunicación surge, por lo general, de las cúspides administrativas de la organización con el objetivo de que se cumplan las metas productivas trazadas por la misma entidad institucional. En otras palabras, estas redes establecen las responsabilidades y deberes explícitos y específicos que deben cumplir los grupos de trabajadores dentro de la organización.
REDES INFORMALES DE COMUNICACIÓN
Paralela a la comunicación formal, existe la comunicación informal, la que se funda en las relaciones espontáneas y de simpatía, y dan lugar a una interrelación personal de naturaleza afectiva y duradera. Es así, que desde un punto de vista comunicacional, se le puede definir como aquella que comprende el traspaso de información que se produce en forma espontánea y que suele contribuir a la eficiencia de la organización para alcanzar sus objetivos.
Algunas ventajas posibles de la comunicación informal
Supervivencia
Autorrealización
Estimación
Seguridad
Creación de seguridad
Amor (afecto)
Reducción de la ansiedad
CANALES Y MEDIOS
Los medios y canales de los que se dispone en una empresa para solicitar, recibir y enviar información son básicamente el teléfono, el fax, el correo, la mensajería y el computador. Cada uno de estos medios o canales ofrece una serie de ventajas.Hay que destacar, que cuando hablamos de medios nos referimos al sistema global que me da la posibilidad de mandar una información, y al referirnos a canales señalamos el recurso físico o humano por el cual definitivamente mandamos el mensaje.
TELÉFONO/FAX
La búsqueda de información por teléfono suele ser muy rápida y eficaz. Es muy importante disponer de un lista telefónica de elaboración propia con todos los teléfonos y fax de interés para la empresa: clientes, proveedores, fabricantes, distribuidores, centros de información, de documentación, librerías, información telefónica y asociaciones del sector.Es importante señalar que la información obtenida por teléfono es muy rápida, pero no es oficial y, por tanto, no ofrece garantía de fiabilidad si no es confirmada por escrito vía fax, correo o personalmente.
CORREO
Si la información no es urgente, o si se quiere obtener por escrito, se puede solicitar por teléfono, por fax ,o bien por medio de una carta para que la envíen por correo, como, por ejemplo, el solicitar un catalogo de productos con sus características y precios. Cuando la información es importante, es mejor enviarla por correo certificado.
COMPUTADOR
La documentación obtenida puede presentarse de varias formas, audiovisual y sonora, utilizada en los disquetes de los computadores y en el CD- ROM.Otro soporte es el óptico (láser) del CD- ROM que es
la versión informática del compact disk de sonido, puede reproducir tantos discos de audio como los que contienen información computacional: imágenes, programas y datos.
MENSAJERÍA
Para recoger y enviar información escrita, importante, original o urgente, lo mejor es hacerlo a través de mensajeros. Las mensajeros ofrecen tarifas especiales a las empresas en función del volumen de trabajo, de la regularidad, etc.
http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad3/contenido3.htm
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